Niezapłacone rachunki, faktury powodują nie tylko dodatkowe nakłady pracy, ale również problemy z płynnością finansową wierzycieli lub zupełną stratę należnych pieniędzy za wykonaną usługę czy dostarczony towar. O tym, jak działa mechanizm odzyskiwania długów i jaką pomoc mogą uzyskać przedsiębiorcy pisze ekspertka Monika Toczyńska z firmy Kancelaria Audix Polska sp. z o. o.
Trudno sobie wyobrazić przedsiębiorstwo, które nie odnotowuje żadnych opóźnień w spłacie swoich należności. Często, aby nie stracić klienta, nie podejmujemy żadnych działań. Niezapłacone rachunki, faktury powodują nie tylko dodatkowe nakłady pracy, ale również problemy z płynnością finansową wierzycieli lub zupełną stratę należnych pieniędzy za wykonaną usługę czy dostarczony towar. Skutki tych problemów są mniejsze wśród firm, które wypracowały odpowiednie podejście do zarządzania należnościami. Naturalnym elementem tego systemu może być próba stworzenia własnego działu windykacji lub ścisła współpraca z rzetelną firmą windykacyjną, która nie tylko odzyskuje należności, ale także uczestniczy w weryfikacji przyszłych kontrahentów, prowadzi monitoring spłat i zapewnia obsługę prawną, jeżeli zajdzie taka potrzeba. W Polsce znaczenie firm windykacyjnych gwałtownie rośnie – stają się one coraz ważniejszym partnerem i sprzymierzeńcem przedsiębiorców.
Liczy się czas
Celem windykacji jest odzyskanie przeterminowanych należności, jednak kluczowym elementem dla osiągnięcia sukcesu wierzyciela jest głównie czas. Z mojego doświadczenia wynika, że wierzyciele nie pilnują albo nie wiedzą jak profesjonalnie zabrać się do odzyskania należnych pieniędzy. Często tłumaczą się, że jeśli będą „naciskać na spłatę”, mogą stracić klienta. A przecież paru niepłacących klientów może spowodować zator finansowy i nagle z wierzyciela staniemy się również dłużnikiem, a ten komu winni jesteśmy pieniądze, może nie być wyrozumiały. Wracając do czasu reakcji: większość małych i średnich przedsiębiorców nie monitoruje swoich wierzytelności. Dopiero kiedy tracą płynność finansową, zaczynają interesować się niezapłaconymi wierzytelnościami. Kolejnym elementem jest weryfikacja kondycji finansowej naszego klienta i konsekwencja podejmowanych przez nas działań. Nie wiedząc, na czym polega skuteczna windykacja, przedsiębiorcy odzyskują wierzytelności na własną rękę. Po jednym telefonie, gdzie słyszą od klienta np. słowa „Zaraz zapłacimy, niech pan się nie boi, przecież nas pan zna” czekają nadal, a czas leci i działa na ich niekorzyść. Pamiętajmy, żeby nie dać się zbyć pustymi obietnicami. Należy ustalić konkretny termin zwrotu należności i poinformować klienta, jakie podejmiemy dalsze działania, jeśli pieniądze nie pojawią się na koncie. Najtrudniejsze jest to, że musimy konsekwentnie wypełnić obietnice np. oddania wierzytelności do firmy windykacyjnej bądź skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. Ale to nie wszystko: aby odnieść sukces w odzyskaniu należności, musimy umieć precyzyjnie korzystać z indywidualnie dobranych, rokujących najlepszą efektywność narzędzi windykacyjnych. Windykator musi być po części psychologiem, prawnikiem, ekonomistą, który zna branże i panujące w nich trendy płatności lub ich brak. I tu zastanówmy się, czy Wy, jako przedsiębiorcy różnych branż, macie na to wszystko czas? Czy nie warto zaufać profesjonalistom, bo przecież minęły już czasy windykatorów rekrutowanych wśród podwórkowych kulturystów. Pracownicy firm windykacyjnych przechodzą specjalistyczne szkolenia np. z zakresu negocjacji, mediacji, podstaw prawa. Mają wiedzę i doświadczenie, a przede wszystkim nie są emocjonalnie związani z dłużnikiem. Rozmowy windykacyjne są bardzo trudne, nie każdy ma predyspozycje, żeby być dobrym windykatorem. Błędy, bardzo często popełnione na początku procesu odzyskiwania należności przez osoby nieposiadające odpowiedniej wiedzy, nie tylko psychologicznej, ale również prawniczej, mogą przyczynić się do tego, że nie odzyskamy swoich pieniędzy za wykonaną pracę.
Co możemy zyskać zwracając się do firmy zewnętrznej?
Przede wszystkim nie ponosimy kosztów własnych związanych z postępowaniem upominawczym lub windykacyjnym. Nie istnieje też problem utrzymywania wysokich kosztów pracowniczych, które są następstwem oddelegowania pracowników do obsługi wierzytelności. Kolejnym plusem jest skuteczność i konsekwencja działania. Firma windykacyjna ma wypracowywane przez lata metody, które o wiele intensywniej motywują dłużnika do zapłaty niż ponaglenia ze strony wierzyciela. Skuteczna i rzetelna firma windykacyjna jest w stanie poprowadzić cały proces odzyskania należności „od A do Z”. Oznacza to, że zajmie się nie tylko polubowną korespondencją z dłużnikiem, negocjacjami i mediacją, ale również, jeśli działania polubowne nie przyniosą rezultatu, przeprowadzi całą procedurę zmierzająca do uzyskania sądowego tytułu wykonawczego, pomoże komornikowi znaleźć majątek dłużnika i będzie wspomagać procesy egzekucyjne. Te działania, przeprowadzone przez jeden zewnętrzny podmiot, przyspieszą procedurę odzyskania długu. Sposób postępowania z dłużnikiem może być określany m.in. przy pomocy informacji gospodarczej, jaką w trakcie prowadzenia procesu windykacji uzyskuje windykator. Wiedza na temat zdolności płatniczej dłużnika umożliwia – w porównaniu z upominaniem czy też prośbami ze strony wierzyciela – większą skuteczność i szybsze podejmowania decyzji o kolejnych etapach windykacji. Każdy przypadek traktowany jest indywidualnie, co zapewnia stosowanie odpowiednich środków zapewniających osiągnięcie pozytywnego efektu dla każdej wierzytelności. Zdarzają się coraz częściej sytuacje, że dłużnik nie reguluje swoich zobowiązań, lecz nie wynika to z jego złej woli, a z różnego rodzaju przyczyn losowych np. nagłej utraty płynności finansowej lub problemów natury prywatnej. Należy wtedy starannie ustalić przyczynę zaprzestania regulowania zobowiązań, aby przygotować właściwe postępowanie i sposób negocjacji z dłużnikiem. Profesjonalne firmy windykacyjne występują wtedy często w roli mediatora. Po zapoznaniu wierzyciela z sytuacją dłużnika, proponują dogodne dla obu stron warunki spłaty lub inne formy rozliczenia zadłużenia. Oczywiście, wszystko zależy od wierzyciela, czy zaakceptuje warunki porozumienia czy nie. Dostosowanie się dłużnika do warunków spłaty należności przygotowanych przez firmę windykacyjną jest dla niego korzystne, gdyż dług nie powiększa się o kolejne koszty związane z postępowaniem sądowym i komorniczym. Głównym zadaniem firmy windykacyjnej jest uzmysłowienie dłużnikowi, że nie uniknie odpowiedzialności za swoje zobowiązanie, a także stałe monitorowanie dłużnika przez windykatora. Trzeba pamiętać, że windykator działa zawsze w interesie i na rzecz wierzyciela.
Windykacja na własną rękę
Firmy decydują się samodzielnie prowadzić proces windykacji, bo obawiają się wysokich kosztów w firmie zewnętrznej, opłat manipulacyjnych, nieefektywnego szukania dłużnika, braku zaangażowania i nieskutecznego ściągania płatności, wreszcie braku informacji dla zleceniodawcy o podejmowanych działaniach. Zupełnie niepotrzebnie. Powinniśmy starannie wybierać firmy windykacyjne, najlepiej te o ugruntowanej pozycji na rynku i posiadające referencje. Rzetelna firma windykacyjna to ta, która zapewni nam pełną obsługę prawno-windykacyjną, doradzi przy podpisywaniu umów i ugód. Prowadząc działania windykacyjne na własną rękę, trzeba trzymać się żelaznej zasady: konsekwencji. Nic tak nie utwierdza dłużnika w przekonaniu o bezkarności, jak brak systematycznego upominania, ciągłego kontaktu i odpowiednich procedur ze strony wierzyciela. W przedsiębiorstwach zdarza się, że windykacją zajmują się działy, które mają zupełnie inne kompetencje np. dział handlowy czy księgowość. Efektem przekazywania windykacji nieodpowiednim osobom jest właśnie brak konsekwencji. Dłużnik nie potraktuje wtedy danej wierzytelności priorytetowo. Przekazanie windykacji nieodpowiednim osobom niesie jeszcze jedną, poważną konsekwencję. To, że pracownik jest świetnym handlowcem, nie oznacza, że spełni się w procesie odzyskiwania długów. Brak odpowiednich umiejętności może doprowadzić do utraty reputacji w oczach klienta.
Wracając do obaw o wysokie koszty windykacyjne: nowa ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych z dnia 08 marca 2013 r. (Dz. U. z dnia 28 marca 2013 r.) daje wierzycielowi możliwość odzyskania kosztów windykacji wierzytelności, w razie braku terminowej zapłaty należności przez dłużnika już na podstawie samej ustawy. Ustawa wprowadza dwa rodzaje kosztów windykacji, jakich może żądać od dłużnika wierzyciel, niezależnie od wysokości niezapłaconej wierzytelności.
Monika Toczyńska
www.audix.pl
