Rozwiązania systemowe kluczem do zdrowia i sukcesu firmy

Dominika Flaczyk: Przedsiębiorca i menadżer z wieloletnim doświadczeniem, założycielka, właścicielka i CEO spółek kapitałowych Grupa Profesja Sp. z o.o. i Systemowej Szkoły Przedsiębiorczości i Przywództwa, oferujących szeroki wachlarz usług szkoleniowo-doradczych i rekrutacyjnych dla firm oraz osób prywatnych.

Specjalizuje się w zarządzaniu systemowym i antykryzysowym z praktycznym zastosowaniem metody ustawień systemowych w organizacjach.

Ukończyła studia doktoranckie na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, roczny program szkoleniowo-rozwojowy w Centrum Psychologicznych Ustawień Systemowych w Warszawie oraz cykl certyfikowanych szkoleń Coachingu Systemowego w Systemic Coaching & Constellations prowadzonym przez Johna Whittingtona w Londynie. Jako pierwsza osoba w Polsce mianowana przez międzynarodowe stowarzyszenie INFOSYON pod kierunkiem Cecilio Fernández Regojo w Bilbao, który jest Certyfikowanym Facylitatorem Systemowym.

Działaczka społeczna, prezes Fundacji Partycypacji Społecznej. W ramach prowadzonych projektów unijnych wspiera przedsiębiorczość, realizuje innowacyjne projekty edukacyjne i aktywizacyjne, promuje współpracę ponadnarodową i transfer dobrych praktyk. Łączy naukę z biznesem, wspiera i promuje równouprawnienie oraz przeciwdziałanie wykluczeniu społecznemu. Pasjonatka rozwoju osobistego i zdrowego trybu życia.

Redakcja: Jest Pani specjalistką zarządzania systemowego i antykryzysowego, a także Certyfikowanym Facylitatorem Systemowym. Pomogła Pani wielu firmom, które borykały się z różnego rodzaju trudnościami, wyjść na prostą i zmienić podejście do zarządzania. Jak należy patrzeć na firmę, aby zapewnić jej optymalny rozwój?

Dominika Flaczyk, prezes Grupy Profesja, Certyfikowany Facylitator Systemowy: Oczywiście systemowo! Organizacje i firmy to skomplikowane systemy, składające się z wielu elementów i podsystemów np. pracowników, klientów, produktów, usług, dostawców itd. System wykazuje inne cechy, niż suma jego części. Można go porównać do żywego organizmu, w którym każda niezależnie działająca komórka jest częścią większej całości i wpływa na jej funkcjonowanie. Poszczególne systemy mają własną dynamikę wynikającą z połączeń i ciągle zmieniających się relacji wszystkich jego składowych. Gdy zmienia się jeden z elementów, zmiana ta równocześnie dotyczy i dotyka wszystkich pozostałych. Jak w kalejdoskopie: przesunięcie jednego szkiełka zmienia obraz całości. Dzieje się w nich znacznie więcej, niż to zewnętrznie widać. Wiele zjawisk wydarza się w sposób niejawny i nieświadomy. Ich skutek jest jednak jak najbardziej widoczny – to powodzenie lub kłopoty firmy. Ustawienia systemowe umożliwiają holistyczne spojrzenie na daną firmę jako całość, jako system, to z kolei pozwala dotrzeć do sedna problemu i w krótkim czasie określić działania koniecznie do zmiany sytuacji. Wzrastająca popularność ustawień biznesowych jest spowodowana tym, że w stosunkowo krótkim czasie pozwala odkryć systemowe przyczyny istniejących problemów, ich niekorzystny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, a także znaleźć optymalne rozwiązania. Metoda ma charakter wyraźnie praktyczny i obrazowy. Nie tworzy się w niej skomplikowanych teorii dotyczących organizacji, formułuje się natomiast podstawowe prawa i zasady funkcjonowania organizacji jako dynamicznego systemu, którego potrzeby muszą być zaspokojone, aby mógł on istnieć i prawidłowo się rozwijać.

Wynika z tego, że każda firma to rodzaj organizmu. I jak każdy organizm może niedomagać. Czy można opisać taką firmę, która jest w dobrej kondycji? Jak wygląda zdrowa firma?

W zdrowym systemie wszyscy, którzy mieli wkład w budowę firmy, są w niej uznani. O historii systemu firmy mówi się otwarcie, nie pomijając trudności. Wszystko ma w niej swoje miejsce. Role (stanowiska) kreowane są w świadomym połączeniu z celem całego systemu. Zachowana jest równowaga pomiędzy tym, co każda jednostka i zespół dają, a tym, co otrzymują. Wszyscy czują się bezpiecznie w ramach swoich uprawnień i z chęcią dają coś z siebie systemowi.

Zdrowie systemu organizacji można odczuwać na poziomie jednostkowym, zespołowym i całej firmy. Każda osoba w organizacji wie, że jej rola jest respektowana i ma swoje miejsce w systemie. W zdrowym systemie organizacyjnym rotacja pracowników jest niewielka, a motywacja wysoka. Nie ma tajemnic związanych z trudnymi wydarzeniami z przeszłości i nikt, kto miał swój wkład w system, nie jest zapominany, ani wykluczony. Ludzie chcą zostać w firmie i dać coś z siebie, gdyż wiedzą, że wykonują pracę, którą inni docenią i która będzie miała znaczenie.

Jakie są najczęstsze sytuacje, kiedy dochodzi do zaburzeń równowagi organizmu firmowego?

Ustawienia biznesowe prowadzą do uporządkowania sił powodujących destabilizację organizacji na poziomie świadomym i nieświadomym.

Można wymienić trzy podstawowe ukryte siły w systemie, których nieprzestrzeganie prowadzi do zaburzeń równowagi:

CZAS – to, co przychodzi pierwsze, ma naturalne pierwszeństwo przed tym, co następuje później. Ci, którzy pojawili się w firmie najpierw, mają pierwszeństwo przed tymi, którzy dołączają później. Gdy pojawiamy się w firmie i zajmujemy dane stanowisko, bardzo ważne jest uznanie wkładu naszych poprzedników.

MIEJSCE – wszyscy i wszystko ma prawo do swojego miejsca w organizacji. Aby system się rozwijał, wszyscy i wszystko, co do niego należało i należy, musi mieć swoje miejsce. Kiedy jakiejś osobie odmawia się prawa do miejsca i jest ona nagle lub bez szacunku wykluczona (np. gdy bez szacunku i uznania zostaje zwolniona), w systemie pojawia się silna dynamika, ponieważ próbuje on pamiętać o wykluczonych osobach. Aby uwolnić niektóre rzeczy, musimy je najpierw całkowicie „ponownie włączyć” i uznać ich wkład – dopiero wtedy będą mogły odejść.

WYMIANA – w systemach niezbędna jest równowaga pomiędzy dawaniem i braniem. We wszystkich interakcjach potrzebna jest równowaga pomiędzy pracodawcami i pracownikami oraz pomiędzy organizacją, jej klientami i dostawcami.

Praca metodą Ustawień Systemowych z uwzględnieniem powyższych zasad pozwala na rozwiązanie problemu i znalezienie właściwego kierunku działania i powrót do równowagi.

Czy metoda ustawień biznesowych jest rozwiązaniem naprawczym wobec niedomagań zarządczych firmy?

Zdecydowanie tak i dlatego tak wielu właścicieli firm decyduje się na coaching systemowy. Adresatami ustawień biznesowych mogą być właściciele firm różnej wielkości, również rodzinnych, a także osoby zarządzające, kadra menedżerska oraz kadra kierownicza różnego szczebla, jak i zespoły.

Dzięki ustawieniom systemowym szefowie i managerowie firm uzyskują bezcenne informacje o procesach, których być może jeszcze nie widać, ale których skutki ujawnią się w najbliższej przyszłości. A to pozwala na wcześniejsze reakcje na pojawiające się potencjalne kryzysy lub konflikty.

Są to informacje o źródłach zagrożeń, ale i możliwych kierunkach rozwoju. Ustawienia systemowe pomogą w ocenie pracowników, zasadności stanowisk, w wypracowaniu strategii i taktyki negocjacji, lepszym poradzeniu sobie z trudnymi partnerami czy klientami.

Jak wygląda sesja coachingu systemowego?

Metoda pozwala na pracę podczas sesji indywidualnej lub spotkania grupowego. W ustawieniu grupowym problem ustawiany jest z pomocą reprezentantów – wybranych osób z grupy, na sesji indywidualnej wykorzystywane są materialne reprezentacje omawianych zagadnień.

Ustawienie składa się z fazy diagnostycznej – poszukiwanie przyczyny problemu i z fazy poszukiwania rozwiązania. W obrazie rozwiązania klient może zobaczyć lub sam wypróbować, jak odpowiednie miejsce, ruch czy zdania rozwiązują problem lub pokazują kierunek rozwiązania.

Przeszkolony konsultant, zwany też ustawiającym/ facylitatorem, korzystając z werbalnych i niewerbalnych informacji od reprezentantów, ujawnia obraz (fragmentu) systemu, daje wgląd w działające mechanizmy i ukryte dynamiki, i za zgodą klienta rozpoczyna proces zmian, które będą sprzyjały rozwiązaniu. Podejście systemowe w zarządzaniu zapewnia większą jasność i prostotę procesów i powiązań w organizacji, tworząc jeden spójny zintegrowany system zarządzania. Metoda ustawień systemowych opiera się na podobnych zasadach, co teoria zarządzania systemowego. Znajomość praw rządzących systemem jest kluczowa dla zarządzania. Pierwszym krokiem w konsultacji systemowej jest sprawdzenie, czy prawa w systemie (budujące porządek) są respektowane. Najczęstszym źródłem problemów w systemie jest właśnie nierespektowanie jednego lub większej liczby praw.

W trakcie i pod koniec procesu konsultingu metoda ustawień systemowych doskonale sprawdza się przy testowaniu możliwych rozwiązań, jedno po drugim. Wydatnie zwiększa to ilość dostępnych informacji przed podjęciem niezbędnej dla organizacji decyzji. Przykładem może być etap procesu rekrutacji, gdy wyłoniono kilku kandydatów spełniających wszystkie założone kryteria. W takim przypadku metoda ustawień systemowych może pomóc wybrać najlepszego kandydata, którego kompetencje i sposób działania będą najlepiej „współgrać” z systemem organizacji. Podobnie z wyborem członków zespołów zadaniowych czy też tego, kto najlepiej sprawdzi się w roli lidera danego zespołu.

Coaching systemowy znajduje szerokie zastosowanie w świecie biznesu. Czy jest to metoda zarezerwowana tylko dla przedsiębiorców?

Coaching systemowy cieszy się coraz większym zainteresowaniem. Nie dziwi mnie to, ponieważ metoda ustawień systemowych w organizacjach jest niezależna od pochodzenia, przekonań lub też stylów kierowania, opiera się na uniwersalnych zasadach, które dbają o spójność i klarowność systemu, będącego całością powiązanych ze sobą elementów. Perspektywa systemowa ujawnia nienamacalne, psychologiczne i „energetyczne” powiązania, pokazując alternatywne podejście, które może uwolnić energię i wprowadzić porządek wewnątrz zarówno niewielkich, jak i dużych, złożonych systemów organizacyjnych. Metoda ta jest skuteczna, ponieważ jest żywa, nieustannie stosowana w praktyce zarządzania w wielu rozwiniętych krajach, korporacjach, jak i w przypadku MŚP. To podejście wyróżnia szybkość, klarowność i upraszczanie procesów, co jest niezmiernie istotne, biorąc pod uwagę złożoność, różnorodność oraz wysoką dynamikę i nieprzewidywalność obecnego otoczenia gospodarczego, gdzie nieustannie jesteśmy zagrożeni nadmiarem informacji powodującym chaos organizacyjny.

Używając ustawień systemowych dla organizacji, możemy otrzymać pełniejszy obraz firmy. Dzięki ustawieniom biznesowym odkrywamy, jak działają członkowie systemu, jakie są między nimi relacje i zależności, jak wygląda pozycja innych ważnych elementów np. poszczególnych działów, klientów, produktów itd.

Ustawień organizacyjnych używa się jako mocnego środka do diagnozy problemu, wprowadzania zmian i testowania możliwych alternatyw (np. można sprawdzić, jak klienci zareagują na logo „A” a jak na logo „B”, która strategia „A” czy „B” jest lepsza itp.).

Ustawienia systemowe nie są zarezerwowane tylko dla biznesu, co więcej, powstały jako metoda rozwiązywania problemów mających źródło w systemach rodzinnych. Wkrótce okazało się, że stosowane w nich techniki oraz odkryte prawa systemowe działają także w innych systemach, takich jak organizacje i firmy. Mówimy tu o ukrytych i nieświadomych dynamikach, w których funkcjonują pracownicy oraz całe działy i podstruktury firmy.

Te dynamiki przyczyniają się bądź do wydajnej pracy firmy i jej efektywnego zakotwiczenia na rynku, bądź powodują wewnętrzne konflikty, brak zaangażowania w pracę, niezdolność do klarownej komunikacji, niechęć klientów i w konsekwencji porażkę przedsięwzięcia.

Od decyzji klienta zależy, czy praca ustawieniowa odbywać się będzie tylko w kontekście zawodowym/biznesowym, czy też zostanie wzbogacona poprzez wprowadzenie obszaru osobistego. W każdym zgłaszanym temacie oczywiście są obecne wątki osobiste. Odwaga ich podjęcia opłaca się, bo dzięki temu rozwój odbywa się na głębszym poziomie. Nie jest to jednak konieczne, można szukać rozwiązań zawodowych/biznesowych nie dotykając wątków osobistych.