Czterech na pięciu przedstawicieli sektora Małych i Średnich Przedsiębiorstw uważa, że zwiększenie poziomu automatyzacji i cyfryzacji jest konieczne. Firmy chcą informatyzować takie obszary jak bezpieczeństwo i ochrona danych, obsługa klienta czy finanse i kontroling. Coraz chętniej przedsiębiorstwa sięgają również po rozwiązania chmurowe, które uznane zostały za najbardziej przekonującą infrastrukturę IT. Nie brakuje jednak obaw związanych m.in. z wysokim kosztem wdrażania narzędzi. Raport Konica Minolta potwierdza, że transformacja trwa, ale wciąż jest pole do poprawy.
Jeśli można wskazać jakikolwiek pozytywny skutek pandemii, to będzie to przyspieszenie cyfryzacji przedsiębiorstw w Polsce. Nie była to jednak zmiana, która pozwoliłaby nam dogonić resztę Europy. Aktualne podejście przedsiębiorstw do transformacji cyfrowej zbadane zostało na zlecenie firmy Konica Minolta, a wyniki opisano bezpłatnym w raporcie „OD PROWIZORYCZNEJ DO ŚWIADOMEJ TRANSFORMACJI W SEKTORZE MŚP”.
Informatyzacja konieczna od zaraz
Aż 98% przedstawicieli sektora MŚP planuje w ciągu najbliższych dwóch lat informatyzować wybrane obszary w swoich firmach. Ponad 50% ankietowanych ma zamiar udoskonalać systemy bezpieczeństwa i ochrony informacji. W przypadku małych przedsiębiorstw (do 50 pracowników) kolejnymi kluczowymi obszarami są logistyka i realizacja sprzedaży (46,3%), finanse i kontroling – 41,7% oraz zarządzanie, planowanie i monitorowanie produkcji (40,5%). W przypadku firm średnich najważniejsze obszary poza bezpieczeństwem to obsługa klienta (46,7%), finanse i kontroling (43,2%) oraz logistyka i realizacja sprzedaży (40,5%). Zarówno małe i średnie przedsiębiorstwa w najmniejszym stopniu planują informatyzować działania z zakresu human resources (odpowiednio 20% i 24,3%).
Jako najważniejsze korzyści biznesowe płynące z cyfryzacji przedsiębiorstw przedstawiciele małych firm wymieniali zwiększoną efektywność operacyjną (53,2%) i pozyskiwanie nowych klientów (46%), a średnich – zmianę wizerunku firmy (44,7%) oraz – tak jak w przypadku małych – zwiększoną efektywność (43,4%).
Wśród cyfrowych technologii potrzebnych najpilniej małe firmy wymieniają przede wszystkim obsługę faktur i dokumentów finansowych (41,1%), komunikację z pracownikami (40,3%) oraz szczegółowe analizy i raportowanie (38,7%). Średnie firmy po obsłudze faktur i dokumentów finansowych (43,3%) oraz komunikacji z pracownikami (39,5%) najczęściej wskazują szkolenia (38,2%).
Rewolucja niepozbawiona obaw
Mimo bardzo pozytywnego nastawienia do informatyzacji w sektorze MŚP, transformacji cyfrowej towarzyszą obawy. Na wysokie koszty wdrożenia narzędzi wskazuje 45,2% małych firm oraz 52,6% średnich. Trudność w oszacowaniu potencjalnych korzyści, jakie niesie za sobą cyfryzacja, wskazuje 34,7% przedsiębiorstw do 50 pracowników i 31,6% zatrudniających większą liczbę osób. Najrzadziej wskazywany jest brak wiedzy na temat rozwiązań informatycznych odpowiednich dla specyfiki prowadzonego biznesu – 20,2% oraz 15,8% – co potwierdza rosnącą świadomość firm w tym zakresie.
Z głową w chmurze
Coraz więcej przedstawicieli sektora MŚP przekonuje się do rozwiązań chmurowych. Tylko 7% uważa, że nie jest to bezpieczne rozwiązanie, a 31,5% ankietowanych jest zdania, że wszystko zależy od wiedzy użytkowników na temat zabezpieczeń. Pozostałe firmy – 61% – są raczej lub zdecydowanie pozytywnie nastawione do przechowywania danych w chmurze.
Chmura jest też dla przedstawicieli sektora MŚP najbardziej przekonującą infrastrukturą IT. Wśród małych firm wskazało ją 41,1%, przy 40,3% deklarujących przywiązanie do infrastruktury własnej (on-premise) i 18,5% stawiających na rozwiązanie hybrydowe. W średnich firmach kolejność wyglądała identycznie przy proporcjach: 36,8% / 35,5% / 27,6%.
Aby zwiększyć konkurencyjność, firmy dokonują nieustannej optymalizacji swoich operacji, stawiając m.in. na inteligentne systemy zarządzania informacjami. Firmy do 50 osób w aż 71,8% doceniają zdalny dostęp, a 51,6% z nich wskazuje szyfrowanie danych oraz w tym samym stopniu kontrolę dostępu jako kluczowe zalety Document Management System. Średnie firmy wskazują identyczne atuty w proporcji: 73,7% / 52,6% / 50%.
Wysoka świadomość zagrożeń
Ponad 90% ankietowanych przedsiębiorstw jest świadomych ryzyka związanego z utratą danych, a 56,5% podjęło już odpowiednie kroki w celu zabezpieczenia danych (54,8% wśród małych firm i 59,2% wśród średnich). Mimo świadomości zagrożenia wciąż 34,5% przedsiębiorstw (35,5% / 32,9%) nie podjęło odpowiednich działań.
Outsourcing mile widziany
Pięć na sześć przedsiębiorstw wykazało gotowość do przyjęcia wsparcia od firmy zewnętrznej w zakresie utrzymania infrastruktury IT i bezpieczeństwa danych. Z tego 59% powierzyłaby jej usługi monitorowania i utrzymania środowiska IT, a 38% usługi związane z bezpieczeństwem sieci komputerowej. Blisko 35% chętnie postawiłaby na outsourcing w zakresie przechowywania i backupu danych.
Z widokiem na dalszy rozwój.
„Transformacja cyfrowa obejmuje obecnie niemal wszystkie dziedziny życia i gospodarki. Firmy w coraz większym zakresie odchodzą od ręcznego przetwarzania papierowych dokumentów i zaczynają korzystać z możliwości zapewnianych przez innowacje, takie jak: technologie mobilne, cloud computing (przetwarzanie danych w chmurze), wirtualne miejsce pracy oraz szeroko pojęta automatyzacja procesów biznesowych. Co ciekawe, tempo cyfryzacji jest wprost proporcjonalne do wielkości przedsiębiorstwa. Nie dziwi to jednak, bo im wyższy stopień skomplikowania procesów tym większa potrzeba ich optymalizacji oraz szybszy zwrot z inwestycji w nowe technologie. Nie można zaprzeczyć – transformacja cyfrowa nabiera w Polsce rozpędu” – Michał Bojanowski, ECM/ITS Regional Sales Manager z firmy Konica Minolta.